VTT:n Whistleblower-ilmoituskanava ja ilmoittajansuojelu

Tämän ohjeen tarkoituksena on ohjeistaa VTT:n työntekijöitä ja ohjeessa mainittuja ulkopuolisia tahoja siitä

• minkälaisista asioista VTT:n Whistleblower-kanavaan voi tehdä ilmoituksen
• miten kanavaa käytetään
• miten ilmoituksia käsitellään

VTT:n kaikkea toimintaa ohjaavat lainsäädännön määräysten ja strategian lisäksi VTT:n arvot, eettiset periaatteet sekä sitoutuminen vastuulliseen toimintatapaan. Compliance-toiminnon tehtävänä on tukea ja varmistaa lakien, määräysten, VTT:n ohjeiden sekä eettisten toimintatapojen noudattaminen.  Compliance-ohjelmamme keskeinen osa on Code of Conduct, joka kokoaa yhteen keskeiset ohjeistukset toimintatavoista, joita VTT:llä noudatamme.

Toimintaohjeiden tai lain vastainen toiminta tai epäilys tällaisesta toiminnasta tulee tuoda rohkeasti ilmi, jotta ohjeiden vastaiseen toimintaan voidaan puuttua. Väärinkäytöksistä tai epäilyistä tulee ensisijaisesti ilmoittaa  ilmoituskanavan, ns. Whistleblowerin, kautta. VTT:n Compliance Officer ja sisäinen tarkastaja vastaavat yhdessä väärinkäytösepäilyistä annettujen ilmoitusten käsittelystä tämän ohjeen kohdan 5 mukaisesti.

Tämä ohjeistus noudattaa Euroopan unionin lainsäädännön rikkomisesta ilmoittavien henkilöiden suojelusta annetun direktiivin (EU) 2019/1937 (ns. Whistleblower-direktiivi) ja sen kansallista täytäntöönpanoa sääntelevän Euroopan unionin ja kansallisen oikeuden rikkomisesta ilmoittavien henkilöiden suojelusta annetun lain (ns. ilmoittajansuojelulaki) 1171/2022 määräyksiä. 

Lainsäädännön tarkoituksena on tehostaa Euroopan unionin oikeuden ja politiikkojen valvontaa sekä väärinkäytösepäilyistä ilmoittamista ja ilmoittajansuojelua. Henkilö, joka työnsä yhteydessä havaitsee tai epäilee yleisen edun vastaista toimintaa erikseen määritellyillä Euroopan unionin tai kansallisen oikeuden aloilla, voi ilmoittaa asiasta turvallisesti.

Tämä ohje kattaa VTT:n Whistleblower-kanavaan tehtävät ilmoitukset. Whistleblowerin kautta voi ilmoittaa työnsä yhteydessä tai muutoin havaitut Euroopan unionin oikeuden rikkomisepäilyt seuraavilta aloilta:

• julkiset hankinnat
• finanssipalvelut, -tuotteet ja -markkinat
• rahanpesun ja terrorismin rahoituksen estäminen
• tuoteturvallisuus ja vaatimustenmukaisuus
• liikenneturvallisuus
• ympäristönsuojelu
• säteily- ja ydinturvallisuus
• elintarvikkeiden ja rehujen turvallisuus, eläinten terveys ja hyvinvointi
• kansanterveys
• kuluttajansuoja
• yksityisyyden ja henkilötietojen suoja sekä verkko- ja tietojärjestelmien turvallisuus
• EU ja kansalliset kilpailusäännöt
• EU:n tai kansalliset avustukset ja valtiontukisäännöt
• EU:n menot, tulot ja varat
• verotus

VTT:n Whistleblower-kanavalla voi ilmoittaa myös muusta sisäisten ohjeistusten ja määräysten vastaisesta toiminnasta pois lukien työsuhteeseen, työturvallisuuteen tai tutkimusetiikkaan liittyvät väärinkäytösepäilyt. Ilmoituskanava valitaan ilmoitustyypin mukaisesti.

Työsuhteeseen liittyvissä asioissa tulee olla yhteydessä ensisijaisesti esihenkilöön tai oman liiketoiminta-alueen People Leadiin (ent. HR Manager). VTT:n Whistleblower-kanavaa ei ole tarkoitettu työsuhteeseen liittyvien asioiden tai ongelmatilanteiden ilmoittamiseen. 

Työsuojeluilmoitukset (häirintä, epäasiallinen kohtelu, kiusaaminen, seksuaalinen häirintä, seksuaalinen ahdistelu ja syrjintä) tehdään Ilmoitus epäilystä työsuojelupoikkeamasta kanavan kautta.

Tutkimukseen liittyvissä väärinkäytösepäilyissä VTT:llä noudatetaan Tutkimuseettisen neuvottelukunnan (TENK) Hyvä tieteellinen käytäntö -ohjeistuksen mukaista menettelyä. Ilmoitukset epäillystä hyvän tieteellisen käytännön loukkaamisesta tai tiedevilpistä tehdään suoraan VTT:n ylimmälle johdolle. VTT:n sisäisesti ilmoitus voidaan tehdä erillisellä lomakkeella. Tätä ilmoitusta ei voi tehdä nimettömänä.

Whistleblower-ilmoituksen voi tehdä jokainen VTT:n työntekijä.

Lisäksi VTT:n ilmoituskanavaan voivat ilmoittaa muut kuin VTT:n työntekijät VTT:n tai VTT:n henkilöstön tekemistä väärinkäytösepäilyistä. Näissä ilmoituksissa ilmoittajana voi toimia luonnollinen henkilö tai oikeushenkilö.  

VTT:n nykyisten työntekijöiden lisäksi ilmoittajina voivat toimia muun muassa aikaisemmat työntekijät sekä työnhakijat, harjoittelijat, VTT:n yhteistyökumppanit tai toimittajat sekä tytäryhtiöiden henkilöstö. 
 

Ilmoitukset väärinkäytösepäilyistä tulee tehdä ensisijaisesti VTT:n Whistleblower-kanavaan. Tietyin, kohdassa 4.2 tarkemmin kuvatuin edellytyksin, ilmoituksen voi myös tehdä viranomaisen ns. keskitettyyn ilmoituskanavaan (ks. kohta 4.2).

4.1 VTT:n Whistleblower-ilmoituskanava

Ensisijainen ilmoituskanava on VTT:n Whistleblower-ilmoituskanava, joka on tarkoitettu VTT:n toimintaan liittyvien väärinkäytösepäilyjen ilmoittamiseen. VTT:n Whistleblower-ilmoituskanavana toimii Webropol ja siihen liittyvä asianhallintajärjestelmä (Case Management).

Kaikki ilmoitukset dokumentoidaan tähän Webropolin työkaluun.

VTT:n Whistleblower-ilmoituskanavaa voivat käyttää myös VTT:n ulkopuoliset tahot ilmoittaessaan VTT:n tai VTT:n henkilöstön väärinkäytösepäilyistä.

Ilmoituskanavaan pääsee intran kautta ja VTT:n Internet-sivuilta. Ilmoituksen voi tehdä suomeksi tai englanniksi. VTT:llä ilmoituksen voi tehdä ilmoituskanavaan myös nimettömänä. 

Linkki: VTT Whistleblower -ilmoituskanava

4.2 Muut ilmoituskanavat

Oikeuskanslerinvirasto vastaa keskitetyn ilmoituskanavan ylläpidosta Suomessa. Tarvittaessa oikeuskanslerinvirasto vastaa myös ilmoitusasian siirtämisestä toimivaltaiselle viranomaiselle käsiteltäväksi. Ilmoituksen oikeuskanslerinviraston ilmoituskanavaan voi tehdä, jos:

1. organisaatiossa ei ole sisäistä ilmoituskanavaa tai ilmoittajalle ei ole annettu mahdollisuutta ilmoittaa sisäisen ilmoituskanavan kautta
2. ilmoittajalla on perusteltu syy uskoa, ettei sisäisen ilmoituksen perusteella ole ryhdytty tarpeellisiin toimenpiteisiin ilmoituksen paikkansa pitävyyden selvittämiseksi ja tarvittaessa rikkomiseen puuttumiseksi laissa annetussa määräajassa
3. ilmoittajalla on perusteltu syy uskoa, että rikkomiseen ei voida puuttua tehokkaasti sisäisen ilmoituksen perusteella
4. ilmoittajalla on perusteltu syy uskoa, että hän on vaarassa joutua ilmoittamisen johdosta vastatoimien kohteeksi

Oikeuskanslerinviraston ulkoinen ilmoituskanava on saatavilla osoitteessa https://oikeuskansleri.fi/miten-ilmoitus-tehdaan, jossa on myös tarkemmat ohjeet ilmoituksen tekemiseksi. Oikeuskanslerinviraston ilmoituskanavaan ei voi tehdä ilmoitusta nimettömänä.

Ilmoitus VTT:llä havaituista väärinkäytösepäilyistä tehdään täyttämällä sähköinen Webropol-lomake. Ilmoittaja saa järjestelmästä henkilökohtaisen koodin, jonka avulla hän voi tarvittaessa kommunikoida ilmoitukseen liittyvissä asioissa ilmoituksen käsittelijöiden kanssa kirjautumalla sisään asianhallintajärjestelmään. Koodi tulee ottaa talteen ilmoitusta tehdessään, eikä sitä voi saada jälkikäteen tai aktivoida uusiksi. Ilmoittaja voi seurata ilmoituksensa käsittelyn etenemistä kirjautumalla järjestelmään koodin avulla. Koodin käyttäminen mahdollistaa viestinnän käsittelijöiden kanssa myös siinä tilanteessa, että ilmoituksen tekijä haluaa pysyä nimettömänä.

Kaikki ilmoitukset kirjataan Webropolin asianhallintajärjestelmään. Whistleblower-kanavan kautta tehtyjä ilmoituksia pääsevät näkemään ja käsittelemään vain VTT:n Compliance Officer ja sisäinen tarkastaja. Ilmoitusten käsittelytoimet dokumentoidaan järjestelmään.

Tehdyistä ilmoituksista toimitetaan vastaanottoilmoitus ilmoittajalle seitsemän (7) päivän kuluessa ilmoituksen tekemisestä. Jos ilmoitus on tehty nimellisenä, Compliance Officer/sisäinen tarkastaja varmistavat, että henkilötiedot ja muut ilmoittajan tunnistamiseen johtavat tiedot eivät tule asiaa käsittelevien henkilöiden tietoon. Mikäli ilmoitusta ei voida käsitellä ilman em. tietoja, pyydetään ilmoittajalta lupa tietojen toimittamiseen Compliance-komitealle. Compliance -komitea käsittelee kaikki ilmoitukset, ja sen kokoonpano on seuraava:

• VTT:n Compliance Officer
• VTT:n sisäinen tarkastaja
• VTT:n lakiasiainjohtaja
• VTT:n henkilöstöhallinnon johtava juristi

Mikäli asian tutkinta niin vaatii, asianhallintatyökalun avulla voidaan ottaa yhteyttä tarvittaviin henkilöihin. Näin varmistetaan, että ilmoittajan henkilöllisyys ei paljastu. Ilmoitusten riippumaton ja puolueeton käsittely varmistetaan siten, että käsittelyyn ei osallistu esteellisiä henkilöitä.

Ilmoittajalle toimitetaan lausunto ja tieto ilmoituksen aiheuttamista jatkotoimista sekä ohje mahdolliseen ulkoiseen ilmoittamiseen kolmen (3) kuukauden sisällä ilmoituksen vastaanottamisesta.

Henkilötiedot, joita VTT käsittelee väärinkäytösepäilyjen selvittämiseksi, käsitellään kulloinkin voimassa olevan henkilötietojen käsittelyyn soveltuvan sääntelyn sekä VTT:n ohjeistuksen mukaisesti.

Lähtökohtaisesti kaikki ilmoituksen perusteella kerätyt tiedot poistetaan viiden (5) vuoden kuluessa ilmoituksen saapumisesta, ellei laissa muuta vaadita. 

Ilmoittajan työnantaja tai muu organisaatio, jonka johdon ja valvonnan alaisena tai jonka hyväksi ilmoittaja tekee työtä tai johon ilmoittaja on työnsä vuoksi muuten yhteydessä, ei saa kohdistaa ilmoittajaan vastatoimia rikkomista koskevan tiedon ilmoittamisen tai tiedon julkistamisen vuoksi.

Väärinkäytösilmoituksen tekeminen ei aiheuta kielteisiä seurauksia ilmoituksen tekijälle, mikäli:

1. ilmoitus on tehty tässä ohjeessa ohjeistettujen kanavien kautta
2. ilmoittaja vilpittömästi epäilee väärinkäytöstä
3. ilmoittajalla on perusteltu syy uskoa, että ilmoitetut asiat kuuluvat tämän ohjeen ja ilmoittajansuojelulain soveltamisalan piiriin.

Ilmoittajalle ei aiheudu perusteetonta suoraa tai välillistä haittaa ilmoituksen tekemisen takia. Kiellettyjä vastatoimia ovat muun muassa vastatoimilla uhkaaminen, vastatoimen yrittäminen sekä ilmoittamisen estäminen tai estämisen yrittäminen. Vastatoimien kielto ei kuitenkaan estä työnantajaa tekemästä työsuhteeseen liittyviä päätöksiä, jotka eivät liity ilmoittamiseen. 

Ilmoittajalla tulee olla ilmoittamishetkellä perusteltu syy uskoa, että ilmoittaminen on välttämätöntä rikkomuksen paljastamiseksi. Tässä tapauksessa ilmoittaja ei riko tietojen ilmaisemisrajoituksia tai muita sopimusvelvoitteita, ellei tietoja ole saatu tai hankittu rikoksella.

Perusteeton ilmoitus tai tahallinen väärien tietojen antaminen voivat johtaa työsuhdeseuraamuksiin, mukaan lukien työsuhteen päättäminen. Tahallisesta perusteettomasta ilmoituksesta voi joutua myös vahingonkorvaus- ja rikosoikeudelliseen vastuuseen.