VTT:n turvallisuuden ja kulunvalvonnan tietosuojailmoitus

VTT:n työntekijät, vierailijat ja muut VTT:n tiloissa liikkuvat henkilöt.

Teknologian Tutkimuskeskus VTT Oy (”VTT”)
Tekniikantie 21
02150 Espoo

Y-tunnus: 2647375-4 

Tietosuojavastaavan yhteystiedot:

Teknologian tutkimuskeskus VTT Oy
Kirjaamo
Kivimiehentie 3 
02150 Espoo

Sähköposti: [email protected] (tietosuojavastaava, tietosuoja-asiantuntija ja tietoturvapäällikkö sijaisineen) 

VTT:n käsittelyn kohdetta koskevan yhteyshenkilön yhteystiedot:

VTT:n turvallisuusyksikkö 
Kivimiehentie 3
02150 Espoo

Sähköposti: [email protected]

Käsiteltävät henkilötietoryhmät voivat olla seuraavia:

• Nimi, sähköposti, puhelinnumero, organisaatiotieto, syntymäaika.
• Kameravalvonnan ja ovipuhelimen yhteydessä henkilön kuva ja ääni.
• Kulunvalvonnan yhteydessä kulkutapahtumaa koskevat tiedot (esim. aikaleima, tieto kulkutapahtuman sijainnista).
• Vierailijahallintajärjestelmässä vierailun ajankohta.
• Lisäksi voidaan käsitellä yllä lueteltujen tietotyyppien muutos- ja käsittelytietoja.

Rekisteröidyt edustavat VTT:n tiloissa liikkuvia henkilöitä. Rekisteröidyt voivat olla VTT:n työntekijöitä, VTT:llä vierailevien asiakkaiden ja sidosryhmien edustajia sekä muita VTT:n tiloissa liikkuvia henkilöitä.

Henkilötietoja käsitellään VTT:n tietojen, omaisuuden, tilojen ja ihmisten suojaamiseksi, rikosten ja väärinkäytösten ennalta ehkäisemiseksi sekä niiden selvittämiseksi, ja VTT:n palveluksessa olevien sekä VTT:llä vierailevien ja liikkuvien henkilöiden turvallisuuden ja oikeussuojan takaamiseksi. Rekisteritietoja käytetään tiloissa liikkuvien henkilöiden kulkutapahtumien selvittämiseen ja yksilöintiin, tilojen käyttöasteen seurantaan (tilastointi), tiloissa kulun rajoittamiseen vain oikeutetuille henkilöille sekä tilojen valvontaan. Henkilötietojen käsittelytarkoitus ei ole työntekijän työnteon- eikä työajanseuranta. 

Oikeutettu etu

Käsittelyn oikeusperusteena on tietosuoja-asetuksen mukainen rekisterinpitäjän oikeutettu etu. Rekisterinpitäjän oikeutettu etu tässä käsittelytarkoituksessa on VTT:n palveluksessa olevien sekä VTT:llä vierailevien ja liikkuvien henkilöiden oikeussuojan ja turvallisuuden takaaminen, työnantajan ja työntekijöiden omaisuuden suojaaminen, rikosten ja väärinkäytösten ennalta ehkäiseminen sekä niiden selvittäminen. Näissä tilanteissa rekisterinpitäjän oikeutettu etu arvioidaan painavammaksi kuin rekisteröidyn edut ja oikeudet, joita käsittelyissä rajoitetaan.

Lakisääteinen velvoite

Erityisen turvallisuuden toimitiloissa VTT:tä koskee toiminnanharjoittajan vastuu säteilyturvallisuudesta. Tämän perusteella henkilö tulee tunnistaa säteilylain (859/2018, 22 §) ja Säteilyturvakeskuksen ohjeistuksen mukaisen turvallisuuden takaamiseksi ja tämän nojalla voidaan käsitellä henkilötunnusta ja/tai syntymäaikaa ja -paikkaa koskevaa tietoa.

Rekisterinpitäjä voi ulkoistaa henkilötietojen käsittelyä kolmansille osapuolille, jos tämä on tarpeellista käsittelyn kohteeseen liittyvien palveluiden tuottamiseksi tai tällaiseen palveluun liittyvän teknisen järjestelmän toiminnan turvaamisen ja kehittämisen vuoksi. Hankintayksikkönä rekisterinpitäjä kilpailuttaa palveluntuottajansa.

Henkilötietojen käsittelyä on ulkoistettu seuraaville palveluntarjoajille, jotka käsittelevät henkilötietoja rekisterinpitäjän lukuun:

• VTT:n aulapalvelua tuottavan yrityksen työntekijät
• VTT:n turvallisuusvalvomopalvelua tuottavan yrityksen työntekijät
• VTT:n muiden turvallisuusjärjestelmien palvelutarjoajat

Soveltuva lainsäädäntö voi yksittäistapauksissa edellyttää henkilötietojen luovuttamista. Henkilötietoja luovutetaan poliisille tai muulle toimivaltaiselle viranomaiselle erikseen laissa säädetyissä tapauksissa, esimerkiksi rikosten selvittämiseksi. Luovutus perustuu aina viranomaisen esittämään yksilöityyn pyyntöön.

Henkilötietoja ei siirretä EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.

Käsittelytarkoituksen yhteydessä ei tehdä automaattista päätöksentekoa.

Henkilötietoja säilytetään niin kauan kuin se on tarpeen henkilötietojen käsittelyn tarkoitusten kannalta tai rekisterinpitäjän lakisääteisten velvollisuuksien noudattamiseksi. Tämän jälkeen tiedot tuhotaan tai anonymisoidaan, ellei niiden käsittelylle ole edelleen soveltuvaa käsittelyperustetta. Säilytysajoissa otetaan huomioon esimerkiksi lainsäädännön mahdollistamat kanneajat.

Kulunvalvontajärjestelmän tietoja säilytetään henkilön koko työ- tai palvelussuhteen ajan. Työ- tai palvelussuhteen päättymisen jälkeen tietoja säilytetään kaksi vuotta. 

Kameravalvonnan tallenteita säilytetään pääsääntöisesti yhden (1) kuukauden ajalta.

Ovipuhelinjärjestelmän tallenteita säilytetään pääsääntöisesti yhden (1) kuukauden ajalta.

Avainhallintajärjestelmän tietoja säilytetään toistaiseksi. 

Vierailijahallintajärjestelmän tietoja säilytetään yhden (1) vuoden ajan. 

Henkilötietoja käsitellään tietoturvallisissa tietojärjestelmissä ja valvotuissa tiloissa. Henkilötietoja käsittelevät VTT:n työntekijät sekä VTT:n palvelutuottajien työntekijät, joilla on työtehtäviensä perusteella tähän perusteltu tarve ja joita sitoo velvoite käsitellä henkilötietoja luottamuksellisesti. 

Rekisteröidyllä on seuraavat oikeudet, joita voidaan rajoittaa tietosuoja-asetuksen mukaisesti. Rekisteröity voi toteuttaa nämä oikeutensa olemalla yhteydessä rekisterinpitäjään käyttäen kohdan 2 yhteystietoja. 

Oikeuksien käyttäminen edellyttää henkilön luotettavaa tunnistamista. Mikäli rekisterinpitäjä ei voi tunnistaa rekisteröityä, rekisteröityjen oikeudet eivät lähtökohtaisesti sovellu, ellei rekisteröity toimita lisätietoja tunnistamista varten. Rajoittaminen ja poikkeaminen tarkistetaan tapauskohtaisesti. 

Oikeus saada pääsy tietoihin

Rekisteröidyllä on oikeus saada vahvistus siitä, käsitelläänkö häntä koskevia henkilötietoja sekä oikeus saada pääsy häntä itseään koskeviin henkilötietoihin, mukaan lukien tietosuoja-asetuksen mukaiset tiedot käsittelystä. 

Oikeus tietojen oikaisemiseen

Rekisteröidyllä on oikeus saada rekisteröityä koskevat epätarkat ja virheelliset henkilötiedot oikaistua ja puutteelliset henkilötiedot täydennettyä.

Oikeus tietojen poistamiseen

Rekisteröity voi pyytää rekisterinpitäjä poistamaan häntä koskevat henkilötiedot mm. seuraavissa tilanteissa: (i) niitä ei enää tarvita tarkoituksiin, joihin ne kerättiin tai joihin niitä muuten käsiteltiin, (ii) henkilötietoja on käsitelty lainvastaisesti; (iii) henkilötiedot on poistettava rekisterinpitäjään sovellettavan lakisääteisen velvoitteen noudattamiseksi; tai (iv) rekisteröity vastustaa käsittelyä rekisterinpitäjän oikeutetun edun nojalla.

Oikeus käsittelyn rajoittamiseen

Rekisteröidyllä on oikeus vaatia rajoitusta henkilötietojen käsittelyyn mm. seuraavissa tilanteissa: (i) rekisteröity kiistää tietojen paikkansapitävyyden; (ii) käsittely on lainvastaista ja rekisteröity vastustaa henkilötietojen poistamista ja vaatii sen sijaan niiden käytön rajoittamista; (iii) rekisterinpitäjä ei enää tarvitse kyseisiä henkilötietoja käsittelyn tarkoituksiin, mutta rekisteröity tarvitsee niitä oikeudellisen vaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi; (iv) rekisteröity on vastustanut henkilötietojen käsittelyä.

Oikeus vastustaa käsittelyä

Rekisteröidyllä on oikeus henkilökohtaiseen erityiseen tilanteeseensa liittyvällä perusteella vastustaa häntä koskevien henkilötietojen käsittelyä, joka perustuu rekisterinpitäjän oikeutettuun etuun.

Oikeus tehdä valitus 

Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaisille, jos rekisteröity katsoo, että hänen oikeuksiaan on tietosuoja-asetuksen valossa loukattu. Tietosuojavaltuutetun yhteystiedot: https://tietosuoja.fi/yhteystiedot